Portfolio und technische Administration

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Ziel

Diese Seite behandelt zwei unterschiedliche Bereiche des Produkts:

1. die Portfolio- oder Portfolio-Befehlszentrale-Seite, die zum Vergleichen mehrerer Projekte verwendet wird;
2. Plattformverwaltung, die zur Vorbereitung von Integrationen, KI-Anbietern, Abonnements und Audits dient.

Für einen Anfänger ist es hilfreich, Folgendes zu behalten:

• die Portfolio-Seite hilft, die Frage „Welche Projekte verdienen meine höchste Priorität?“ zu beantworten;
• die Plattformverwaltung hilft, die Frage „Ist die Plattform für die Organisation korrekt vorbereitet?“ zu beantworten.

Für wen diese Seite vor allem gedacht ist

In der beobachteten Anwendung ist Portfolio in erster Linie eine bereichsübergreifende PMO-/Multi-Projekt-Steuerungsoberfläche. Sie hilft dabei, mehrere Projekte mit demselben Signalmodell zu vergleichen, bevor Sie die Detailansicht eines Projekts öffnen.

Nutzen Sie diese Seite vor allem, um:

• zu priorisieren, welches Projekt zuerst Aufmerksamkeit braucht;
• konsistente Signale über mehrere Projekte hinweg zu vergleichen;
• zu entscheiden, welches Projekt als Nächstes eine tiefere Detailanalyse verdient.

Behandeln Sie sie weder als reine Sponsor-Zusammenfassung noch als Ersatz für den detaillierten Workspace eines einzelnen Projekts.

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Teil 1 – Schritt für Schritt die Portfolio-Seite verstehen

Wozu dient die Portfolio-Seite?

Die Portfolio-Seite dient dazu, mehrere Projekte mit konfigurierbaren Signalen statt einer festen roten/gelben/grünen Tabelle zu vergleichen.

Sie ermöglicht unter anderem:

• mehrere Projekte auszuwählen;
• die zu vergleichenden Signale zu wählen;
• ein Gewicht und einen Schwellenwert für jedes Signal festzulegen;
• die minimale Schwere zu filtern;
• eine wiederverwendbare Kohorte zu speichern;
• Ausreißer oder abnormale Werte zu erkennen;
• anschließend die Detailansicht eines Projekts zu öffnen, um zu verstehen, warum es hervortritt.

Was der Benutzer beim Aufrufen der Seite sieht

Beim Aufrufen der Portfolio-Seite sieht der Benutzer in der Regel fünf Bereiche.

Bereich	Was dort gemacht wird
Projekt-Auswahl	wählen, welche Projekte in den Vergleich einbezogen werden
Signalprofil	wählen, welche Signale, deren Gewichte, Schwellenwerte und die minimale Schwere verwendet werden
Kohorten	speichern oder laden einer wiederverwendbaren Vergleichskonfiguration
Vergleichsergebnisse	lesen Sie die Zusammenfassung, Ausreißer und Abweichungen zwischen Projekten
Projekt-Detailansicht	öffnen Sie Beweise, aktuelle Aktivitäten und Detailansicht pro Signal für ein Projekt

Begriffe, die vor dem Start verstanden werden sollten

Begriff	Einfache Erklärung
Projekt	ein Projekt, das im Vergleich enthalten ist
Signal	ein vergleichender Indikator, z. B. Blockierungen, Aktualität oder Planungsdruck
Gewicht	die Bedeutung eines Signals im Gesamtscore
Schwellenwert	der Punkt, ab dem ein Signal als bemerkenswert gilt
Minimale Schwere	ein Filter, der schwache Signale ausblendet
Kohorte	eine Gruppe von Projekten mit einem gespeicherten Vergleichsprofil
Ausreißer / abnormaler Wert	ein Projekt, das stärker hervortritt als die anderen gemäß der aktiven Konfiguration
Narrative comparison	eine textuelle Zusammenfassung des laufenden Vergleichs
Project drill-down	Detailansicht pro Projekt mit Beweisen und Aktivitäten

Geführtes Beispiel – drei Projekte für eine wöchentliche Überprüfung vergleichen

Stellen Sie sich vor, ein PMO möchte drei Projekte vergleichen:

• Projekt A;
• Projekt B;
• Projekt C.

Ziel ist es, schnell das Projekt zu identifizieren, das vor dem wöchentlichen Gremium besondere Aufmerksamkeit erfordert.

Schritt 1 – Projekte auswählen

Im Bereich Projects markieren Sie die Projekte, die Sie vergleichen möchten.

Guter Reflex

Vergleichen Sie vorzugsweise Projekte, die zu einer gleichen Steuerungsrunde gehören. Zum Beispiel:

• drei Projekte aus demselben Portfolio;
• drei Projekte aus demselben Gremium;
• oder drei Projekte aus derselben Abteilung.

Schritt 2 – Nützliche Signale auswählen

Im Signalprofil aktivieren Sie die Signale, die für Ihre Überprüfung wirklich zählen.

Beispiel für eine wöchentliche Überprüfung:

• blocker_density;
• freshness_issues;
• failed_runs;
• schedule_pressure.

Schritt 3 – Gewichte einstellen

Das Gewicht gibt an, wie wichtig ein Signal ist.

• Wenn Sie ein hohes Gewicht für blocker_density setzen, werden Projekte mit vielen Blockierungen stärker hervorgehoben;
• Wenn Sie ein niedriges Gewicht für activity_change setzen, beeinflusst dieses Signal die Endplatzierung weniger.

Schritt 4 – Schwellenwerte einstellen

Der Schwellenwert gibt an, ab wann ein Signal wirklich Aufmerksamkeit erfordert.

• Ein niedriger Schwellenwert macht den Vergleich empfindlicher;
• Ein hoher Schwellenwert macht den Vergleich selektiver.

Schritt 5 – Minimale Schwere wählen

Die minimale Schwere filtert, was Sie in den Ergebnissen sehen möchten.

Beispiel:

• low and above = Sie sehen fast alles;
• medium and above = Sie filtern bereits schwache Signale;
• high and above = Sie konzentrieren sich ausschließlich auf ernstere Themen.

Schritt 6 – Globalen Ausreißer-Schwellenwert einstellen

Der Overall outlier threshold bestimmt, ab welchem kombinierten Niveau ein Projekt als abnormaler Wert gemeldet wird.

• Niedriger Schwellenwert = mehr Projekte werden hervorgehoben;
• Höherer Schwellenwert = nur die stärksten Fälle werden angezeigt.

Beobachtete Starteinstellungen

Die Seite startet nicht von einem leeren Blatt. Die beobachteten Standardwerte sind:

Signal	Standardgewicht	Standardschwellenwert
activity_change	1.0	45
blocker_density	1.2	35
freshness_issues	1.0	35
contradiction_count	1.1	35
failed_runs	1.3	40
schedule_pressure	1.2	40
cost_pressure	1.2	40
overall_outlier_score	-	55

Nützliche Ergänzungen:

• die minimale Schwere startet ohne restriktiven Filter (All);
• Reset defaults stellt diese Startwerte wieder her;
• diese Werte sind ein sicherer Ausgangspunkt, kein vorgeschriebenes Modell;
• es gibt kein verborgenes Produkt-Preset jenseits dieser Standardwerte und Ihrer gespeicherten Kohorten;
• in manchen Demo-Umgebungen ist zusätzlich eine vorausgefüllte Kohorte sichtbar, deren Inhalt je nach Umgebung variiert.

Schritt 7 – Kohorte speichern, falls nötig

Wenn Sie häufig dieselbe Vergleichsaufgabe durchführen, speichern Sie sie als Kohorte.

Eine Kohorte speichert:

• die ausgewählten Projekte;
• die aktivierten Signale;
• die Gewichte;
• die Schwellenwerte;
• die minimale Schwere.

Schritt 8 – Vergleich starten oder aktualisieren

Klicken Sie auf Refresh comparison, um die Ansicht mit den aktiven Parametern neu zu berechnen.

Schritt 9 – Narrative Zusammenfassung lesen

Der Bereich Narrative comparison liefert eine Textzusammenfassung.

Er beantwortet in der Regel die Frage:

„Was ist jetzt am stärksten hervorzuheben in dieser Projektgruppe?“

Schritt 10 – Ausreißer lesen

Der Bereich Outliers listet Projekte auf, die das aktive Profil aus Gewichten und Schwellenwerten überschreiten.

Ein Ausreißer ist nicht unbedingt ein „Projekt in Schwierigkeiten“. Es bedeutet einfach:

• dass es stärker hervortritt als die anderen;
• dass es genauer betrachtet werden sollte;
• dass man verstehen muss warum es hervortritt.

Schritt 11 – Projekt-Detailansicht öffnen

In Project drill-down können Sie einsehen:

• die Signale des Projekts;
• Beweise;
• aktuelle Aktivitäten;
• Links zu Workspace, Knowledge, Reports oder AI Log.

Dies ist der Schritt, der eine Portfolio‑Alarmierung in konkretes Verständnis verwandelt.

Signale, die im Portfolio sichtbar sind

Die im Produkt beobachteten Signale umfassen unter anderem:

• activity_change
• blocker_density
• freshness_issues
• contradiction_count
• failed_runs
• schedule_pressure
• cost_pressure

Einfache Definition jedes Signals

Signal	Frage, die es beantwortet	Interpretation
activity_change	Ist die aktuelle Aktivität stark von der vorherigen Periode abweichend?	hoch = ungewöhnliche Variation, zu erklären
blocker_density	Zeigt das Projekt viele Blockierungen oder Eskalationen?	hoch = häufige oder konzentrierte Blockierungen
freshness_issues	Sind Beweise und Quellen zu alt oder nicht verfügbar?	hoch = Projektansicht wird weniger zuverlässig
contradiction_count	Stimmen die Quellen überein?	hoch = Abwägung oder Klärung nötig
failed_runs	Scheitern Automatisierungen oder Läufe häufig?	hoch = technische oder operative Reibung
schedule_pressure	Zeigt der Plan Anzeichen von Druck?	hoch = Planungsdruck oder Kalenderabweichung
cost_pressure	Zeigt Budget oder Verbrauch Spannung?	hoch = Budget‑/Kostenrisiko

Gewichte, Schwellenwerte und Schwere mit einem einfachen Beispiel lesen

Nehmen wir ein sehr konkretes Beispiel.

Fall 1 – Sie möchten hauptsächlich blockierte Projekte sehen

• erhöhen Sie das Gewicht von blocker_density;
• behalten Sie einen mittleren Schwellenwert;
• setzen Sie die minimale Schwere auf medium.

Erwartetes Ergebnis: Projekte mit wiederkehrenden Blockierungen treten stärker hervor.

Fall 2 – Sie möchten die Qualität der Beweise überwachen

• erhöhen Sie das Gewicht von freshness_issues und contradiction_count;
• behalten Sie einen sensibleren Schwellenwert;
• lesen Sie anschließend die nicht verfügbaren oder widersprüchlichen Beweise.

Erwartetes Ergebnis: Projekte, deren Lesbarkeit schnell unzuverlässig wird, steigen schneller auf.

Fall 3 – Sie möchten ein sehr selektives Gremium

• behalten Sie wenige Signale;
• erhöhen Sie die Schwellenwerte;
• erhöhen Sie die minimale Schwere;
• erhöhen Sie den globalen Ausreißer-Schwellenwert.

Erwartetes Ergebnis: Nur die stärksten Fälle bleiben sichtbar.

Ausreißer korrekt lesen

Ein Ausreißer ist keine magische Note oder ein endgültiges Urteil.

In den beobachteten Flows tritt ein Projekt als Ausreißer hervor, wenn:

• ein oder mehrere Signale hoch sind;
• diese Signale ein signifikantes Gewicht tragen;
• die aktiven Schwellenwerte überschritten werden;
• der kombinierte Score den globalen Ausreißer-Schwellenwert überschreitet.

Korrekte Interpretation

• Ausreißer = „Dieses Projekt tritt stärker hervor als die anderen gemäß den aktuellen Regeln“;
• kein Ausreißer = „Dieses Projekt liegt im normalen Band der aktuellen Gruppe“.

Warum ein Signal nicht verfügbar sein kann

Ein Signal kann nicht verfügbar sein, wenn die erforderlichen Beweise fehlen.

Beispiel:

• Wenn das Projekt keine geeigneten Planungsquellen hat, kann schedule_pressure nicht verfügbar sein;
• Wenn die Budgetquellen fehlen, kann cost_pressure nicht verfügbar sein.

Sehr wichtig

Ein nicht verfügbares Signal bedeutet nicht „kein Risiko“.

Es bedeutet:

„Das Portfolio hat nicht genügend zuverlässige Beweise, um diesen Indikator zu berechnen.“

Was eine Kohorte enthält

Eine Kohorte ist ein gespeichertes Vergleichsprofil.

Sie speichert:

• den Namen der Kohorte;
• ihre Beschreibung;
• die ausgewählten Projekte;
• die aktivierten Signale;
• die Gewichte;
• die Schwellenwerte;
• die minimale Schwere.

Warum eine Kohorte nutzen

Verwenden Sie eine Kohorte, wenn Sie regelmäßig denselben Vergleich durchführen, z. B.:

• wöchentliche Lieferüberprüfung;
• monatliche Portfolio‑Verfolgung;
• Risikogremium;
• eingeschränkte Executive‑Überprüfung.

Wenn Portfolio leer, ruhig oder ohne Ausreißer wirkt

Mehrere Lesarten sind normal:

• es wurden noch keine zugänglichen Projekte geladen;
• aktuell ist kein Projekt oder kein Signal ausgewählt;
• der Vergleich hat keine nutzbaren Projektzusammenfassungen zurückgegeben;
• einige Signale sind ausdrücklich nicht verfügbar, weil Belege fehlen;
• kein Projekt überschreitet mit der aktiven Konfiguration den globalen Ausreißer-Schwellenwert.

In der Projekt-Detailansicht können Sie außerdem getrennt davon sehen:

• keine aktuelle Aktivität;
• keine sichtbaren Belege;
• keine verbleibenden Signale nach dem aktiven Schwere-Filter.

Ein ruhiges Ergebnis kann daher auf eine restriktive Auswahl, begrenzte Belege oder tatsächlich stabile Projekte hinweisen.

Projekt-Detailansicht lesen

Der Bereich Project drill-down erklärt das Ergebnis.

Er kann anzeigen:

• den gewichteten Score des Projekts;
• die sichtbaren Signale;
• Beweise oder Dokumentausschnitte;
• die aktuelle Aktivität;
• Links zu Workspace, Knowledge, Agents, Reports & artifacts und AI Log.

Praktische Lesung

• Wenn ein Projekt hervortritt, beginnen Sie mit der narrativen Zusammenfassung;
• öffnen Sie anschließend das betreffende Signal;
• lesen Sie die Beweise erneut;
• prüfen Sie schließlich die aktuelle Aktivität, um zu verstehen, ob die Situation noch aktiv ist.

Wie der Vergleich in der beobachteten Anwendung berechnet wird

Die Portfolio-Ansicht ist dienstgestützt und nicht nur eine statische lokale Berechnung im Browser.

Beobachtetes Verhalten:

1. die Seite lädt die zugänglichen Projekte;
2. wenn noch nichts ausgewählt wurde, wird eine erste brauchbare Auswahl vorselektiert;
3. sobald die Konfiguration aus Projekten und Signalen gültig ist, wird der Vergleich von einem Dienst angefordert;
4. Refresh comparison stößt eine asynchrone Neuberechnung an und aktualisiert den sichtbaren Snapshot;
5. der Zeitstempel des Snapshot im Bereich Narrative comparison zeigt, wann diese Portfolio-Ansicht neu berechnet wurde.

Gespeicherte Kohorten bewahren ein wiederverwendbares Vergleichsprofil, ersetzen aber nicht die Live-Anfrage für den Vergleich selbst.

Gute Nutzung der Portfolio-Seite

Verwenden Sie die Portfolio-Seite, um:

• zu vergleichen;
• zu priorisieren;
• Abweichungen zu erkennen;
• zu entscheiden, welches Projekt detailliert untersucht werden soll.

Verwenden Sie die Portfolio-Seite nicht als vollständigen Ersatz für den Workspace eines Projekts.

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Teil 2 – Plattformverwaltung

Wozu dient dieser Abschnitt

Plattformverwaltung dient dazu, die Plattform im organisatorischen Maßstab vorzubereiten.

Hier konfigurieren Sie insbesondere:

• die Plattformintegrationen;
• die KI-Anbieter;
• das Abonnement und die Sitze;
• das Aktivitätsaudit.

Sichtbare Abschnitte

Abschnitt	Rolle
Überblick	Zusammenfassung des allgemeinen Vorbereitungsstatus
Plattformintegrationen	Technische Definitionen von Connectors und Ingestionsanbietern
KI-Anbieter‑Einstellungen	Konfiguration, Validierung, Test und Aktivierung des KI-Anbieters
Marketplace & Abonnement	Plan, Berechtigungen, Sitze und kommerzieller Status
Audit / Aktivität	Historie der administrativen Aktionen

Plattformintegrationen vs Projektintegrationen

Eine wichtige Regel im Produkt:

• die Plattformebene bestimmt, was technisch existiert;
• die Projektebene bestimmt, was tatsächlich in einem Projekt verwendet wird.

Einfache Lesung

• Plattform = das Tool wird vorbereitet;
• Projekt = das Projekt darf es nutzen;
• Governance = entscheidet, wer wirklich mit dem Tool handeln kann.

Für die vollständige Detailbeschreibung pro Connector-Familie siehe Connectors und Integrationen.

Vorbereitung und Blockierungsursachen

Eine Integration kann aus folgenden Gründen blockiert sein:

• Entitlement;
• Policy;
• Permission;
• Health zu prüfen;
• fehlende Plattformdefinition;
• nicht geöffneter Projekt‑Binding.

Empfohlener Prüfungszyklus

1. prüfen Sie die Blockierung auf Projektebene;
2. öffnen Sie Plattformverwaltung;
3. prüfen Sie die technische Definition des Connectors oder Anbieters;
4. kehren Sie zum Projekt zurück, um das Binding und die erlaubte Nutzung zu bestätigen.

KI-Anbieter‑Einstellungen

Die sichtbaren Anbieterfamilien im Produkt umfassen unter anderem:

• OpenRouter;
• OpenAI-compatible;
• OpenAI;
• Azure OpenAI;

Wann welcher Anbieter gewählt wird

Anbieter	Wann wählen	Was üblicherweise ausgefüllt wird
OpenRouter	wenn mehrere Modellfamilien über einen einzigen Anschluss verglichen werden sollen	Basis‑URL, Schlüssel, Standardmodell
OpenAI-compatible	wenn der Kunde eine Gateway‑ oder kompatible Endpoint nutzt	exakter Endpoint, Auth, Schlüssel oder Secret, erwartetes Modell
OpenAI	wenn der Kunde direkt OpenAI nutzt	URL, Schlüssel oder Secret, Standardmodell
Azure OpenAI	wenn der Kunde Azure‑zentriert ist und Azure OpenAI‑Deployments wählen möchte	Endpoint, API‑Version, Auth‑Modus, LLM‑Deployment‑Name

Status eines KI‑Anbieters lesen

Status	Was das bedeutet
Configuration	Felder sind gespeichert
Validation	Konfiguration hat die erwarteten Kontrollen bestanden
Test	Echtzeit‑Verbindung wurde geprüft
Operational	Anbieter kann als betriebsbereit betrachtet werden

Sehr einfacher Schritt-für-Schritt zur Vorbereitung eines KI‑Anbieters

1. öffnen Sie KI-Anbieter‑Einstellungen;
2. wählen Sie den gewünschten Anbieter;
3. füllen Sie die geforderten Felder aus;
4. klicken Sie auf Save;
5. klicken Sie auf Validate;
6. klicken Sie auf Test;
7. klicken Sie auf Activate;
8. prüfen Sie anschließend das Ergebnis im AI Log.

Besonderer Fall Azure OpenAI

Bei Azure OpenAI müssen Sie häufig in der Administration ausfüllen:

• den Endpoint;
• die API‑Version;
• den Auth‑Modus;
• den LLM‑Deployment‑Name;
• ggf. den Embeddings‑Deployment‑Name.

Für die Detailauswahl eines KI‑Anbieters während der Marketplace‑Bereitstellung siehe Azure Marketplace‑Bereitstellung.

Abonnement, Berechtigung und Sitze

Das Produkt verwaltet ein Lizenzmodell mit Sitzen und Kapazitäten.

Was ein Administrator sehen kann

• den aktiven Plan;
• die Anzahl der gekauften Sitze;
• die Anzahl der verfügbaren Sitze;
• bereits lizenzierte Benutzer;
• den kommerziellen Status, z. B. billing state, payment state oder subscription status.

Warum das wichtig ist

Ein blockierter Benutzer hat nicht unbedingt ein Verbindungsproblem. Die Blockierung kann von:

• fehlenden Sitzen;
• fehlender Berechtigung;
• einer Funktion, die im Plan nicht enthalten ist, herrühren.

Technische Plattform‑Anhaltspunkte

Die beobachtete Azure‑Infrastruktur basiert unter anderem auf:

• Azure Container Apps;
• Storage;
• Azure AI Search;
• Key Vault;
• Log Analytics;
• Application Insights;
• Document Intelligence.

Zu behalten

Für die Portfolio-Seite

• beginnen Sie mit der Auswahl der richtigen Projekte;
• aktivieren Sie nur die Signale, die für Ihre Überprüfung relevant sind;
• setzen Sie Gewichte, Schwellenwerte und Schwere bewusst;
• nutzen Sie die Ausreißer als Ausgangspunkt für Untersuchungen, nicht als endgültiges Urteil;
• öffnen Sie anschließend die Project drill-down, um das Ergebnis zu verstehen.

Für die technische Administration

• die Plattformebene bereitet Connectors und Anbieter vor;
• die Projekt‑Ebene öffnet deren reale Nutzung;
• die Governance entscheidet, wer handeln kann;
• ein KI‑Anbieter ist erst dann bereit, wenn er registriert, validiert, getestet und aktiviert ist;
• das AI Log bleibt die Referenz, um den tatsächlich verwendeten Anbieter zu bestätigen.

Weiterführend

• Connectors und Integrationen
• Azure Marketplace‑Bereitstellung
• Berichte, KI-Protokoll und Nachverfolgbarkeit
• Wartung, Support und FAQ
• Glossar